NEWS UPDATE

TATA CARA MENGIRIM EMAIL

 
Picture of Dosen Novianti
TATA CARA MENGIRIM EMAIL
by Dosen Novianti - Wednesday, 30 May 2018, 11:08 PM
 
Berawal dari keresahan alias kegelisahan alias kegeregetan atas email yang masuk, terutama dari mahasiswa, maka saya memutuskan untuk menulis artikel ini. Alasan kenapa saya merasa harus menulis artikel ini, karena saya melihat mahasiswa ini kedepannya akan sering sekali berkutat dengan email. Dari mulai tugas kuliah, sampai nanti mereka melamar kerja. Boleh cari deh.. di google, bahwa rata-rata lamaran pekerjaan dikirim melalui email, kalau mereka TIDAK mengerti tata cara mengirim email, saya khawatir lamaran pekerjaan mereka tidak akan dilirik oleh para pencari kerja.

Setelah melihat email yang mereka tulis, saya merasa sangat prihatin. Mereka seperti tidak memiliki "aturan" dalam penulisan email. Sama halnya dengan penulisan, sms maupun WA, penulisan email juga memiliki aturan tertentu. Sebagai contoh, email yang bikin saya gregetan adalah email kaleng. Apa itu email kaleng?? Email kaleng merupakan email yang tidak memiliki subjek dan tidak memiliki isi. Email ini hanya berisi lampiran file. Haduh... melihat email ini bener-bener bikin saya gregetan. Ada contoh lain lagi yang bikin saya gregetan yaitu email yang memiliki subjek namun subjeknya hampir satu paragraf. Seperti berikut:

subjek email : Assalamualaikum, ibu berikut ini saya kirimkan file saya.. bla.. bla...

Helllooo... ini subjek, atau isi?? kenapa subjeknya panjang bener, sementara isinya???!!! KOSONG!! :( Bikin sakit kepala kan.. Paling banyak sih, email yang ada subjeknya tapi ga ada isinya.. Ya Allah.. berasa pengen mukul-mukul panci deh saking gregetannya..

Sebelum lanjut... saya menduga pasti deh ada yang nyinyir, kalau saya membahas tentang aturan email ini. Seperti contoh.. 

Ah... kaya ibu ga pernah gitu..

Emang sih, saya juga dulu mahasiswa, tapi saya sudah tau tata cara mengirim email, kenapa?? karena saya segan (kalau ga tau artinya googlinglah yah.. ) apabila mengirim email kepada orang lain terutama kepada dosen saya. Sewaktu saya kuliah S2 pun, sebelum email benar-benar terkirim, pasti saya periksa berulang-ulang, biar dosen saya "DAPAT MENERIMA" email dari saya dengan perasaan yang menyenangkan. Bahkan hal ini saya lakukan sampai sekarang kalau saya ingin mengirim email dengan rekan kerja atau teman saya.

Kalau dulu sewaktu kuliah, jujur, saya amat takut apabila saya salah ketik, saya lupa menulis subjek atau lupa mengisi kolom bagian isi tentang informasi nama dan nim saya. Karena saya tidak ingin dosen saya marah, kalau sampai dosen saya marah jangan harap saya bisa lulus mata kuliah. Apalagi buat datangin dosen untuk meminta perbaikan nilai.. Boro-boro.. (ini lebih ke curcol sih, tentang perilaku mahasiswa zaman now hehehe)

Saya benar-benar segan dengan dosen, karena dosen punya hak atas nilai kita, dan yang paling penting.. Dosen menilai perilaku kita juga.. Kalau kamu pintar tapi tidak punya attitude jangan harap dosen respect sama kamu. Ingat.. kamu akan terus ketemu dengan dosen tersebut sampai kamu lulus, siapa tau dosen tersebut bisa jadi dosen penguji kamu pada saat kamu ujian skripsi. Kalau kamu tidak punya attitude yang baik, kamu pasti ditandai. Kalau sudah ditandai, bisa jadi itu menurunkan penilaian mereka. Kalau nilai skripsimu jelek?? Jangan harap deh, kamu lulus..

Nah, karena saya tidak ingin kalian mengalami hal tersebut, lebih baik kalian tau tata cara mengirim email mulai dari sekarang, yaitu:
  1. Isi subjek email secara singkat dan jelas. Kalau tugas kuliah, tuliskan sesuai dengan aturan yang diminta, kalau ga ada aturannya kalian bisa tulis dengan judul tugasnya. Dan... Wajib menulis kelasnya.. Karena dosen mengajar banyak kelas, jadi lebih baik apabila kalian menyertakan kelasnya juga, supaya dosen "tertarik" pada email kalian. First Impressionlah istilahnya. Contoh : Tugas ABC Kelas X.
  2. Isilah kolom CC. Bagian ini, kalau diminta oleh dosen, kalau tidak lewatkan saja juga tidak apa-apa (optional aja).
  3. Isilah bagian kolom isi email. Biasanya bagian isi ini sangat penting. Di bagian isi, kalian harus awali dengan pengucapan salam, kemudian berikan informasi tentang diri kalian, dan maksud kalian mengirim email. Jangan lupa gunakan kata permohonan, setelah itu akhiri dengan ucapan terima kasih dan salam. Contoh : Assalamualaikum wr. wb perkenalkan nama saya XXX dengan NIM XXXX. Saya ingin memberikan link tautan atas tugas yang ibu berikan. Saya mohon maaf sebelumnya apabila ada kesalahan dalam penulisan email ini. Sekian dan Terima Kasih. Wassalamualaikum wr. wb. 
  4. Lihat waktu pengiriman email. Dosen ataupun para pencari kerja memiliki email masuk yang banyak, sehingga apabila kalian mengirim email terlalu larut malam, takutnya tidak terbaca karena tertumpuk dengan email yang lain. Apabila emailnya berkaitan dengan tugas, kirimkan dengan tepat waktu, kalau bisa lebih awal. Biasanya sih, ada beberapa dosen yang memberikan poin plus pada mahasiswa yang mengirimkan tugasnya paling awal. Artinya mahasiswa ini benar-benar perhatian terhadap tugas yang diberikan oleh si dosen.
Oke, sekian dulu tata cara dalam pengiriman email. Semoga bermanfaat dan berguna buat kalian. Dan harapannya kalian bisa menerapkannya mulai dari sekarang. Sekian dulu penulisan artikel ini.. Good night! :)